A4SB - Automation For Service Bureau

Automatisering zonder codering Ontdekken

Author


Tool voor eenvoudige automatische indexering
Meer informatie Contacteer ons

Waarom heeft u Author nodig?

Automatische indexering

Automatische indexering

Met Author kunt u sjablonen creëren voor automatische PDF-indexering. Alle belangrijke informatie van uw bestand wordt geëxtraheerd wanneer het Author ondergaat: de datum van een contract, het personeelsnummer van een medewerker, de voornaam en achternaam van een klant op een factuur... U beslist welke metadata belangrijk zijn en wilt laten extraheren uit uw document. U kunt dan uw documenten verzenden naar EAS, in overeenstemming met ISO 14641-1 archiveren en alle aan uw documenten gekoppelde metadata opvragen. Zonder dat u ooit een XML-document hoeft te verstrekken of ze manueel moet transcriberen!

Bewaarde integriteit

Bewaarde integriteit

Gedurende het hele documentverwerkingsproces worden acties en informatie bijgehouden in een logboek om documentintegriteit te garanderen. Author is daardoor perfect te integreren in een dematerialisatie- en archiveringsproces. Het draagt bij tot de beveiliging en de garantie van integriteit gedurende de hele levenscyclus van het archief.

Tijdsbespaarder

Tijdsbespaarder

Manuele indexering mag dan goed zijn voor een paar documenten per week, maar beeld u de kosten in die ermee gemoeid zijn wanneer we het hebben over grotere volumes en langere periodes... De automatisering van het indexeringsproces stelt u in staat om veel tijd vrij te maken voor uw teams. Tijd die ze kunnen besteden aan het uitvoeren van taken met een meerwaarde.

Betrouwbaarheid

Betrouwbaarheid

De mens is niet onfeilbaar en het manueel uitvoeren van behandelingen en indexering is een bron van fouten. Typefouten, spelfouten, leesvergissingen, bewerkingsfouten... Het zijn allemaal parameters waarmee u rekening moet houden als u die taak toevertrouwt aan mensen. Automatisering met Author stelt u in staat om dergelijke ongemakken te vermijden.

Author. Automatische indexering.

Een sjabloon creëren

Een sjabloon creëren gaat snel en visueel. Eenmaal gecreëerd stelt het sjabloon u in staat om alle documenten automatisch te indexeren volgens hetzelfde sjabloon. Als het bestand een spoolbestand is, dat meerdere documenten bevat, is het noodzakelijk om het uit te pakken. Het sjabloon stelt u in staat om op te geven wanneer dat uitpakken moet gebeuren.

Metadataveldgebieden definiëren

Nadat u uw document heeft geïmporteerd, kunt u uw metadatavelden selecteren vanuit de inhoud van uw document. In een tweede stap kunt u specifieke parameters toewijzen aan uw velden, zoals het kenmerk "Mandatory", dat ervoor zorgt dat een veld wordt ingevuld voordat een andere actie wordt uitgevoerd voor het document. U kunt ook een specifieke notatie voor de data definiëren (bijvoorbeeld: twee cijfers gevolgd door zes letters).

Toegang tot archieven in EAS

Zodra de automatische indexering is voltooid in Author, kunt u uw documenten archiveren in een EAS elektronisch archiveringssysteem. Van daaruit kunt u uw documenten raadplegen en de door Author verstrekte metadata gebruiken om te zoeken naar documenten en ze te beheren.

Contacteer ons