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Outil intuitif d'indexation automatique
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Indexation automatique

Indexation automatique

Avec Author, vous pouvez créer des modèles pour l'indexation automatique PDF. Toutes les informations importantes de votre dossier, seront extraites en passant par Author : la date d'un contrat, le matricule d'un salarié, le prénom et le nom d'un client sur une facture. Vous décidez quelles métadonnées il est important d'extraire de votre document. Vous pourrez alors envoyer vos documents dans EAS et les archiver conformément à la norme ISO-14641-1 et récupérer toutes vos métadonnées attachées à vos documents, sans jamais avoir à fournir un document XML ou à les transcrire à la main!

Préservation de l'intégrité

Préservation de l'intégrité

Tout au long du processus de traitement des documents, les actions et les informations sont enregistrées pour garantir l'intégrité des documents. Author peut donc être parfaitement intégré dans un processus de dématérialisation et d'archivage, contribuant ainsi à la sécurité et à la garantie d'intégrité sur l'ensemble du cycle de vie des archives.

Gain de temps

Gain de temps

L'indexation manuelle est très utile pour quelques documents par semaine, mais imaginez les coûts associés à ces pratiques lorsque nous parlons de volumes plus importants et de périodes de temps plus grandes ? L'automatisation du processus d'indexation vous permettra de libérer beaucoup de temps pour vos équipes, du temps qu'elles pourront consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Fiabilité

Fiabilité

L'homme n'est pas infaillible: effectuer des traitements et indexer à la main est source d'erreurs. Les fautes de frappe ou d'orthographe, de lecture, de manipulation, sont autant de paramètres à prendre en compte lorsque vous confiez cette tâche à un humain. L'automatisation avec Author vous permet d'éviter ces inconvénients.

Author. Indexation automatique.

Création d'un modèle

La création d'un modèle est rapide et visuelle. Le modèle vous permettra, une fois créé, d'indexer automatiquement tous les documents en respectant la même structure. Si le fichier est un fichier spool, et comprends donc plusieurs documents, il est nécessaire de le découper. Le modèle vous permettra également de spécifier quand cette découpe doit être effectuée.

Définition des champs de métadonnées

Après avoir importé votre document, vous pouvez maintenant sélectionner les champs de métadonnées dans le contenu de votre document. Dans un deuxième temps, vous pouvez affecter des paramètres spécifiques à vos champs, tels que l'attribut "Obligatoire", qui permet de s'assurer qu'un champ est rempli avant toute autre action sur le document. Vous pouvez également définir un format spécifique pour les données (par exemple : deux chiffres suivis de six lettres).

Accédez à vos archives dans EAS

Une fois l'indexation automatique terminée dans Author, vous pouvez archiver vos documents dans un système d'archivage électronique EAS. A partir de là, vous pourrez consulter vos documents et utiliser les métadonnées fournies par Author pour rechercher des documents et les gérer.

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